Gérer efficacement les réunions d’équipe grâce aux rôles délégués

Je me souviens lorsque j’étais directrice commerciale, la pression que je me mettais sur mes réunions : trouver les bons sujets, assurer une bonne dynamique, animer, noter toutes les idées et remarques, réguler les interventions, gérer le temps, gérer les humeurs, arbitrer, faire un compte rendu qui sera lu… vous savez de quoi je parle 😉.

Et bien sûr, tout le monde trouve cela normal, après tout, vous êtes le chef !!

Manager, vous êtes-vous déjà dit : « Et pourquoi je dois assurer tous les rôles lors des réunions ? »

En effet, j’ai une bonne nouvelle, vous n’êtes pas obligé d’être le superman et la super woman de la réunion.

Vous pouvez dire merci à Alain Cardon, coach systémicien, qui cherchait à améliorer la performance des réunions et donc des équipes.

L’objectif est que tous les aspects subjectifs (les relations, les signes de reconnaissances, l’ouverture…) et objectifs (le métier, les résultats, la stratégie…) d’une réunion soient correctement pris en compte. Pour cela il convient de répartir les différents rôles au sein des membres de votre équipe. Ce qui a le mérite de rendre chacun co-responsable de la qualité de l’ambiance et de la production collective. Et évitera des « oufff, t’as pensé quoi de la réunion ? moi franchement j’avais envie de dormir ».

Les 6 rôles à répartir sont :

      • Le leader
      • L’animateur
      • Le cadenceur
      • Le scribe ou pousse décision
      • Le coach
      • Et le « capitaine of FUN »

 

Il est très important de faire tourner les différents rôles et que chacun puisse tous les expérimenter. Même s’ils n’aiment pas tel ou tel rôle. Cela permet à toute l’équipe de gagner en agilité sur toutes les postures, d’éviter que certains s’approprient un rôle, et d’expérimenter la posture de leader.

Mais il y a un rôle commun à tous, celui de participant !!! Chaque personne dans la salle, leader/boss compris, est participant parce qu’il peut et doit apporter son point de vue personnel dans chaque débat. Ce rôle est plus opérationnel que fonctionnel, plus centré sur le contenu.

Il est donc utile de partir du principe que chaque personne dans une équipe est payée pour avoir des opinions ou des informations sur tous les sujets traités, qu’il en soit l’expert, le responsable, l’utilisateur ou pas. Cette responsabilité d’équipe prime sur la responsabilité du domaine d’expertise.

 

Quels sont les bénéfices que vous allez récolter ?

 

 

              • Assurer la participation de chacun
              • Responsabiliser les participants sur la gestion du temps de chaque sujet et donc du temps global de la réunion
              • Centrer l’équipe sur la recherche de solution et la prise de décision et donc la performance de l’équipe
              • Donner à chaque participant des pistes d’amélioration et créer une dynamique vertueuse de progrès

 

 

 

Les rôles délégués :

  • Le leader garde quoi qu’il arrive, un rôle qu’il ne délègue pas : la prise de décision ou l’arbitrage le cas échéant. Comme il a délégué tous les autres rôles, il est disponible pour :

    • S’assurer que l’équipe fonctionne bien
    • Vérifier la qualité des dossiers présentés et la qualité des décisions prises

 

  • L’animateur a 2 rôles :
    • Avant la réunion, il prépare, fait valider l’ordre du jour, et le diffuse à temps (pas la veille à 20h 😉)
    • Pendant la réunion, il s’assure que tout le monde prend la parole de façon équilibrée, que les interruptions restent constructives, que chacun est à sa juste place.

 

  • Le cadenceur : c’est le gardien du temps de la réunion.
    • Une réunion commence et finit à l’heure.
    • Il s’assure que tous les sujets ont bien eu le temps imparti pour les exposer et débattre. Si ce n’est pas le cas, c’est son rôle d’intervenir, d’accorder ou pas du temps supplémentaire, en concertation avec les autres membres.
    • La bonne gestion du temps est de la responsabilité de tous ; le cadenceur n’est là que pour rythmer la réunion et rappeler, que le temps est une ressource limitée.

 

  • Le scribe, pousse-décision : rédige le compte rendu en temps réel, sur une page maximum.
    • En début de réunion, il présente le compte rendu précédent, pour le suivi des décisions.
    • Il s’assure que l’équipe prend bien des décisions lorsque cela s’avère nécessaire.
    • Le scribe n’est pas responsable du contenu des décisions : il est responsable du fait que l’équipe en prenne.
    • Lorsque les décisions prises ou les options retenues ne sont pas claires, il les reformule, et s’assure que des délais et des responsabilités sont définis en face de chaque action.
    • Il diffuse le compte rendu en fin de réunion.

 

  • Le coach : s’assure que l’équipe respecte les règles qu’elle s’est définie.
    • Il interrompt la réunion avant la fin pour faire un bilan rapide ; en quoi elle a été efficace, en quoi elle a perdu de l’efficacité, quelles propositions il fait pour la prochaine fois. Ce bilan est discuté rapidement avec l’équipe et inscrit dans le compte-rendu.
    • Le coach peut proposer des améliorations concrètes à un ou plusieurs membres de l’équipe, de façon constructive.
    • Il évite les formulations générales et impersonnelles, la « moquerie », les jugements et accusations agressifs. 
    • Ce rôle nécessite d’avoir une attention soutenue sur les processus subjectifs et de faire des feedbacks constructifs, ce qui ne s’apprend pas en un jour…

 

  • Le « captain of fun » est chargé de repérer toutes les occasions de prendre du bon temps, de célébrer, de fêter, il va :
    • Organiser des pots,
    • Récolter les dates d’anniversaire
    • Trouver des lieux de séminaires et des activités ludiques,
    • Fêter les succès de l’équipe,
    • Repérer les projets qui réussissent, etc.
    • Cela prend du temps et de l’attention ; c’est donc un rôle en soi.

 

Votre équipe est composée de moins de 6 personnes, pas soucis, attribuez plusieurs rôles à une personne.

Afin de récolter tous les fruits de cette pratique, il est nécessaire de l’expérimenter dans le temps.

Alors, prêt à faire la révolution de vos réunions ?

A vous de jouer !!

Sarah

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